Gerenciar uma academia envolve diversas questões e pode ser uma tarefa desafiadora.
Por isso, muitos empreendedores contam com o auxílio de um sistema de gestão. Mas, como escolher o melhor para a sua Academia?
Ao considerar essa importante decisão, diversos aspectos devem ser levados em conta, como funcionalidades, o que sua Academia precisa, facilidade de uso e, é claro, o preço.
Imagine a seguinte situação: um empreendedor decide abrir uma academia. Para isso, compra equipamentos super modernos, contrata uma equipe altamente capacitada, mas não investe na gestão do seu negócio.
Quais seriam os resultados desse descuido? Provavelmente um fracasso completo, prejudicando todos os seus esforços e recursos investidos, você não concorda?
Com mais de 30 mil academias oficiais, movimentando bilhões de dólares em receita, o Brasil se destaca como o segundo maior mercado do setor, ficando atrás apenas dos Estados Unidos.
E de acordo com uma pesquisa realizada pelo CupomValido.com.br, o brasileiro é o segundo povo que mais frequenta academia no mundo.
Nesse contexto, as tendências tecnológicas se tornaram recursos indispensáveis, oferecendo apoio e praticidade para aqueles que seguem uma rotina de atividades físicas.
A falta de um sistema de gestão eficiente pode comprometer todo o potencial de sucesso de uma academia.
Para auxiliá-lo nessa escolha, preparamos um guia completo com tudo o que você precisa saber sobre sistema de gestão. Confira!
O que é um sistema de gestão?
Tudo hoje em dia é automatizado através da tecnologia, com o sistema de gestão não é diferente.
Os sistemas de gestão são softwares ou aplicativos que visam automatizar processos e facilitar a vida de quem empreende.
No contexto de academias, um sistema de gestão é projetado para atender às necessidades desse setor, oferecendo recursos e funcionalidades para: acompanhar o desempenho financeiro, controlar a frequência dos alunos, gerenciar pagamentos, programar aulas, dentre outras.
Com um sistema de gestão adequado, você pode centralizar todas as informações relevantes da sua Academia em um só lugar, eliminando a necessidade de planilhas e todos aqueles processos burocráticos.
Porque vale a pena ter um sistema de gestão na sua Academia
Imagine ter que lidar sozinho com a tarefa de conferir o pagamento das mensalidades de todos os seus alunos, gerenciar fichas de treino e ainda ter que fazer a comunicação com os seus clientes? Para muitos, isso parece quase impossível, não é mesmo?
Independentemente da sua Academia ser grande ou pequena, gerir um negócio é extremamente trabalhoso. Mas, com um sistema adequado, tudo pode se tornar mais fácil e tranquilo.
Toda a burocracia e tarefas manuais serão reduzidas, liberando tempo para se concentrar em outras áreas importantes da sua Academia.
Além disso, um bom sistema de gestão é projetado para ser intuitivo e fácil de usar, mesmo para aqueles que não têm muito costume com a tecnologia.
Não se esqueça de que seus concorrentes já estão aproveitando os benefícios dessa tecnologia. Se você não agir rapidamente, corre o risco de perder clientes e ficar para trás em termos de lucratividade.
O que deve ser levado em conta na hora da contratação
Ao considerar a contratação de um sistema de gestão para sua Academia, é importante levar em conta alguns aspectos, além da praticidade que ele oferece.
Os principais pontos a serem considerados são:
Qual o tamanho da sua Academia?
Como dito anteriormente, independente do tamanho da sua Academia, você precisará gerenciar todas as áreas do seu empreendimento, de modo que tudo funcione corretamente, concorda?
Pense na sua quantidade atual de alunos e qual o número máximo que pretende expandir. A partir daí, você estabelecerá quais serão suas reais necessidades, desde o controle de alunos e matrículas até o gerenciamento de horários e finanças.
O que você precisa?
Com os números da sua Academia já bem definidos, você saberá identificar o que é realmente necessário.
Caso você tenha um grande número de alunos, possuir um controle de acesso eficiente e que bloqueie automaticamente os alunos inadimplentes é fundamental. Além disso, um sistema de lançamento automático das mensalidades será extremamente útil.
Por outro lado, se você possuir uma quantidade reduzida de clientes, um sistema que possua o envio de mensagens personalizadas pode ser um grande diferencial para motivar seus alunos a continuar frequentando sua Academia e impulsionar o crescimento do seu negócio.
Como vou implementar esse sistema?
Nem todo mundo tem grandes habilidades com a tecnologia, e mesmo os que têm podem encontrar dificuldades ao lidar com um sistema de gestão, afinal, é algo totalmente novo e diferente.
Por isso, é fundamental escolher um sistema que ofereça treinamento e suporte. Assim, você terá a tranquilidade de saber que terá toda a assistência necessária para implementar e utilizar o sistema de gestão na sua Academia com facilidade e eficiência.
Quanto vai custar?
Coloque na ponta do lápis o quanto você gasta atualmente para realizar todas as funcionalidades que o sistema de gestão te oferece e o valor do investimento necessário para adquiri-lo. Observe se a gestão de sua Academia será ou não mais eficiente com a sua implementação.
Também é importante considerar as opções que mais têm funcionalidades. Afinal, de nada adianta um preço barato se o sistema de gestão não oferecer um serviço completo com tudo o que sua Academia precisa.
Não encare um sistema como um gasto, mas como um investimento estratégico para sua Academia. Afinal, ele irá poupar várias horas do seu dia, além de reduzir a burocracia e te ajudar a aumentar o faturamento.
Conheça o Sistema SCA
Imagine como seria administrar sua Academia com mais facilidade, rapidez e eficiência. Parece bom demais para ser verdade, não é mesmo?
Pois saiba que isso é possível com o Sistema SCA, um exclusivo sistema de gestão para Academias que vai transformar a sua rotina.
O SCA oferece tudo o que você precisa para simplificar suas tarefas administrativas, otimizar o controle financeiro, gerenciar seus alunos e horários com praticidade, tudo isso em um único lugar.
O sistema conta com duas versões, sendo uma Online, que funciona somente com internet, e uma Desktop, que é instalada diretamente no computador e não precisa de conexão com a internet.
Quer saber qual versão do sistema é a mais adequada para você? Clique aqui e confira um comparativo detalhado entre as duas opções.
Os dois sistemas são excelentes, a diferença é que um deles é voltado para usuários que buscam uma gestão mais simples (SCA Desktop), e o outro para gestores que querem extrair o máximo de performance da sua Academia (SCA Online).
O SCA Desktop é ideal para academias ou studios que desejam controlar seus alunos de forma automática, possui controle de caixa, de venda de produtos, aplicativo de treino para alunos, é compatível com diversos modelos de catracas e muito mais.
Já no SCA Online, além de todas essas funcionalidades, você também pode contar com os seguintes recursos:
1- Controle de matrículas
Com o Sistema SCA, você poderá cadastrar um número ilimitado de alunos e ter controle total sobre suas matrículas ativas, inativas, bloqueadas e trancadas.
No sistema, você conseguirá gerenciar os cadastros dos seus alunos com muita facilidade, podendo definir vagas e horários disponíveis para melhor organizar sua Academia durante os treinos.
Além disso, o sistema facilita a matrícula de novos alunos com a opção da matrícula online. Compartilhe o link dos planos disponíveis e permita que os visitantes realizem o cadastro e concluam a matrícula. Aproveite essa funcionalidade para disponibilizar os planos da sua Academia para venda online.
2- Gerenciamento financeiro
No SCA, o lançamento de mensalidades é feito de forma automática. Tudo que você precisa fazer é receber. Esse procedimento é concluído em segundos, otimizando seu tempo e simplificando a administração financeira da sua Academia.
O sistema controla diversas formas de recebimento de maneira descomplicada e organizada. Você pode receber por dinheiro, cartão, cheque, PIX e depósito. Esse processo é simples, seguro e fácil de usar.
Ao ativar o recebimento pelo aplicativo, não importa em qual cidade seus alunos estejam, eles poderão efetuar o pagamento de consultorias e aulas diretamente no aplicativo de treino, que é disponibilizado gratuitamente pelo Sistema SCA.
E as vantagens não param por aí! O Sistema SCA oferece a praticidade da Cobrança Recorrente. Dessa forma, mesmo que os alunos não possam comparecer à academia, a cobrança é feita automaticamente na data de vencimento.
Você já ouviu falar da Netflix? Pois bem, seu sistema de cobrança será semelhante ao que eles utilizam. O aluno cadastra o cartão uma única vez e as cobranças são processadas automaticamente todos os meses.
O SCA também conta com uma funcionalidade incrível que permite acompanhar todos os seus recebimentos através de diversos relatórios e gráficos divididos em categorias: matrículas, mensalidades, vendas, serviços e muito mais.
Além disso, com o Sistema SCA, você pode gerenciar todas as receitas, despesas, comparativos e movimentações do seu negócio através de gráficos intuitivos e relatórios completos.
3- Integração com o Gympass
É possível realizar a integração do Gympass com o SCA Online.
Ser parceiro do Gympass oferece vantagens para o seu estabelecimento como:
- Novos alunos: O Gympass conecta seus parceiros com milhares de funcionários de empresas qualificadas para usar o Gympass no Brasil;
- Mais renda: No Gympass, a comissão aumenta progressivamente. Quanto mais os membros retornam às academias, mais a academia ganha;
- Sem custo, apenas benefícios: O Gympass é gratuito e, além de não pagar nada, amplia a presença de parceiros online.
Para ser um parceiro, basta acessar o site da Gympass e fazer o seu cadastro. Você irá receber de acordo com o acesso das pessoas, sejam elas de assinatura mensal ou diárias e impulsionará o seu negócio de forma gratuita.
4- Avaliação física e prescrição de treinos
No Sistema SCA você consegue criar avaliações físicas completas em menos de 5 minutos. Ele tem tudo o que você precisa, desde Anamnese, PAR-Q, IMC, Risco Coronariano, Bioimpedância, Análise postural e muito mais.
Além disso, você consegue comparar avaliações físicas e mostrar a evolução para o aluno, o que irá deixá-lo ainda mais motivado.
Utilizando o SCA você também consegue elaborar treinos profissionais em instantes.
O SCA possui um aplicativo de treino gratuito que permite seus alunos acompanharem os treinos a qualquer hora e lugar. Além disso, você pode prescrever treinos mesmo que esteja a quilômetros de distância de seus clientes.
5- Aplicativo gratuito de treino
O Sistema SCA oferece duas versões de aplicativos gratuitos: o SCA Fit, que é destinado aos alunos do SCA Desktop e o SCA Aluno para assinantes do SCA Online.
Por meio desses aplicativos, você pode otimizar o gerenciamento do seu negócio e descomplicar a rotina de treinos dos seus alunos.
O SCA Aluno, por exemplo, apresenta uma interface intuitiva, que facilita a navegação e proporciona uma experiência de treino extraordinária.
Esse aplicativo oferece mais de 600 exercícios já cadastrados. Você também poderá cadastrar manualmente novos exercícios, mostrando o passo a passo de como o aluno deverá realizar os movimentos.
O aplicativo permite também o acompanhamento detalhado do número de séries, repetições, carga e monitoramento de descanso, por meio de instruções detalhadas e animações 3D.
Outro grande diferencial é que você pode gravar seus próprios vídeos no YouTube e disponibilizá-los diretamente no aplicativo de treino, oferecendo um suporte ainda mais personalizado aos seus alunos.
Além disso, através do aplicativo, os alunos podem realizar pagamentos a qualquer hora e lugar. Além disso, eles têm acesso ao seu histórico financeiro, podem realizar check-in, acompanhar seus treinos e muito mais.
Esses aplicativos são ferramentas essenciais para aprimorar a comunicação e o engajamento dos alunos, ao mesmo tempo em que simplificam a gestão do seu negócio.
6- Envio automático de mensagens
O SCA irá facilitar a comunicação entre você e seus alunos, oferecendo recursos avançados para agendar contatos e automatizar mensagens importantes.
Além de enviar e-mails, mensagens no WhatsApp e disparar SMS, o sistema permite ativar o envio automático de mensagens de aniversário e boas-vindas, criando um vínculo mais próximo com seus alunos.
E mais, o SCA oferece um controle completo de ligações, agenda e contatos realizados, garantindo que você mantenha todas as informações organizadas.
Além disso, você pode contar com o sistema para enviar notificações automáticas de cobranças para seus alunos, evitando constrangimentos ao cobrá-los em público. Os avisos serão enviados automaticamente por e-mail, SMS, Painel e Aplicativo, garantindo discrição e eficiência.
7- Cadastros de visitantes
O Sistema SCA permite que você gerencie os cadastros das pessoas que visitaram a sua Academia com potencial de conversão.
Com essa ferramenta, você pode registrar e acompanhar de forma organizada todas as visitas recebidas, identificando possíveis oportunidades de conversão em matrículas.
O sistema também fornece gráficos que mostram a origem das visitas, permitindo uma análise visual do impacto das diferentes fontes de captação de alunos.
Além disso, você pode comparar o número de visitas com o número de matrículas realizadas no mês, o que permite uma compreensão valiosa sobre a eficácia de suas estratégias de marketing e conquista de novos clientes.
8- Vendas
Com o SCA, você terá acesso a diversas funcionalidades que irão auxiliá-lo na organização das suas vendas.
O sistema apresenta relatórios completos com: totais, médias de custo, recebimento e lucro por produto ou venda, perfil dos consumidores por faixa etária, produtos mais vendidos, clientes que mais compram e muito mais.
Com base nessas informações, você poderá tomar decisões embasadas, como ajustar preços, criar promoções direcionadas, desenvolver novos produtos ou serviços para otimizar suas vendas e alcançar resultados cada vez mais expressivos no seu negócio.
9- Pesquisa NPS
Uma outra funcionalidade incrível que o Sistema SCA oferece é a pesquisa de satisfação NPS.
O NPS (Net Promoter Score) é uma metodologia de satisfação desenvolvida para avaliar o grau de fidelidade dos clientes de qualquer perfil de empresa.
Com ela é possível verificar a satisfação dos alunos por meio do aplicativo SCA Aluno ou Painel Online. Os alunos podem atribuir uma nota e fornecer avaliações por escrito sobre os serviços que são oferecidos na sua Academia.
Utilizar pesquisas de satisfação como a NPS (Net Promoter Score) é uma ótima estratégia para coletar insights dos clientes. E o Sistema SCA torna esse processo intuitivo, proporcionando acesso fácil às notas e aos feedbacks dos alunos por meio de gráficos e relatórios completos.
A partir dos dados coletados, o sistema consegue classificar, segundo seus clientes, como está o serviço oferecido para eles em sua Academia como: Excelente, Muito Bom, Razoável ou Ruim.
Aproveite essa ferramenta para aprimorar continuamente seus serviços e fortalecer o relacionamento com seus alunos.
10- Promoções, publicidades e eventos
No SCA Online é disponibilizado um aplicativo de treino gratuito. Nele é possível divulgar promoções exclusivas para todos os seus alunos. Dessa forma, você conseguirá aumentar as vendas de planos e produtos na sua Academia.
O sistema permite também que você promova seus eventos diretamente no aplicativo do aluno e no Painel Online, disponibilizando informações importantes como data, horário, local, dentre outras.
Muitos clientes do Sistema SCA aproveitam o espaço de promoções para fazer parcerias lucrativas com outras empresas. Por exemplo, alugam esse espaço para lojas locais divulgarem seus produtos ou serviços.
Ao promover estabelecimentos em seu aplicativo, você poderá garantir uma renda mensal extra, criando uma oportunidade de lucro adicional todos os meses.
11- Controle de acesso
Você poderá controlar o acesso de quem entra e quem sai da sua Academia através catracas, leitores biométricos e liberações manuais.
No Sistema SCA você terá acesso a grade com todos os horários e identificar quais deles estão disponíveis para treino e em quais horários você já atingiu o limite máximo de alunos.
Também conseguirá visualizar a quantidade de alunos que podem frequentar sua Academia por dia e por horário, de acordo com as modalidades ou turmas que selecionar.
Seus alunos também poderão escolher o horário que irão treinar, basta acessar o aplicativo de treino com antecedência e reservar a sua vaga no horário desejado.
Tudo isso irá simplificar o seu gerenciamento de horários, fornecendo uma visão completa das informações e frequências de cada aluno de forma rápida e eficiente.
Esse controle de acesso é bastante útil para a sua Academia, pois permite monitorar o fluxo de alunos e identificar os horários de pico, visualizando o gráfico de dias e horários mais acessados.
Além disso, é possível manter suas finanças organizadas e evitar problemas com pagamentos atrasados. Com o Sistema SCA, você tem a facilidade de restringir o acesso de alunos inadimplentes de maneira prática e eficaz.
O SCA é totalmente compatível com os principais modelos de catracas e leitores existentes no mercado, proporcionando maior segurança e controle no acesso à sua Academia.
12- Controle de múltiplas unidades
Com o Sistema SCA, você pode gerenciar facilmente múltiplas unidades de sua Academia em uma única plataforma.
O sistema oferece recursos avançados para o controle geral de todas as suas unidades, permitindo que você tenha uma visão detalhada das informações de forma agrupada ou individual.
Essa centralização de informações facilita a tomada de decisões estratégicas, permitindo que você identifique rapidamente quais unidades estão obtendo os melhores resultados e quais precisam de melhorias.
Benefícios do Sistema SCA
Imagine poder contar com um sistema especialmente projetado para atender todas as necessidades da sua Academia, oferecendo uma experiência incrível e moderna para seus alunos.
Esqueça as preocupações com tarefas burocráticas e complexas, pois além de o Sistema SCA simplificar tudo para você, ainda proporciona uma série de benefícios:
- Tenha mais tempo livre: simplifique as tarefas administrativas da sua Academia e reduza o tempo gasto em atividades burocráticas. Com o SCA, você terá acesso a recursos automatizados que agilizam processos como matrículas, pagamentos, controle de acesso, agendamento de aulas e muito mais.
- Maior segurança: o SCA protege todas as informações e dados da sua Academia, garantindo a confidencialidade e a integridade dos dados dos seus alunos. Além disso, por meio do controle de acesso, com catracas e leitores biométricos permite que apenas pessoas autorizadas tenham acesso às dependências da academia.
- Mais organização: mantenha todas as informações e registros da sua Academia em um só lugar, de forma organizada e fácil de acessar. Isso proporciona uma visão ampla e precisa do desempenho da sua Academia, permitindo tomar decisões estratégicas com base em dados concretos.
- Suporte e atualizações: conte com uma equipe especializada pronta para oferecer suporte técnico e tirar todas as suas dúvidas sobre o sistema. Além disso, o SCA busca sempre estar atualizado. Assim, você sempre terá acesso às melhores soluções e tecnologias para aprimorar a gestão da sua Academia.
- Comunicação integrada: o SCA oferece recursos de envio de mensagens, lembretes de pagamentos, notificações sobre eventos e promoções, além de possibilitar o compartilhamento de materiais exclusivos e informações importantes. Dessa forma, você poderá manter seus alunos sempre engajados e bem informados.
- Melhoria na experiência dos alunos: com o SCA, você poderá proporcionar um atendimento personalizado, oferecer agendamento de aulas online e acompanhar o progresso de cada aluno de forma individualizada. Isso resulta em maior satisfação, fidelização e indicação dos alunos, contribuindo para o crescimento e sucesso da sua Academia.
- Redução de custos operacionais: com a automação de processos e a otimização da gestão, o SCA ajuda a reduzir os custos operacionais da sua Academia. Menos tempo gasto em tarefas manuais, menor necessidade de mão de obra e redução de erros manuais.
E para garantir que você aproveite ao máximo esses e outros inúmeros benefícios, estamos te oferecendo 15 dias grátis para testar o Sistema SCA. Comece seu teste grátis agora mesmo!