A recepção é o cartão de visitas de toda academia. É lá que os potenciais clientes sentem a segurança de que estão no lugar certo e onde os alunos buscam soluções para diversas questões.
Dessa forma, investir em um ambiente receptivo e que transmita profissionalismo é essencial para conquistar e fidelizar clientes.
Afinal, uma recepção bem organizada pode melhorar significativamente a experiência do cliente e ajudar a garantir o sucesso da sua Academia.
Automatizar a recepção de uma academia pode ser uma excelente maneira de descomplicar o atendimento ao cliente e assegurar que as suas necessidades sejam atendidas de forma rápida e eficiente.
Através da automação é possível também simplificar processos como cadastro de novos alunos, renovação de planos e até mesmo agendamento de aulas.
Isso não só otimiza o tempo dos funcionários, como também proporciona uma experiência mais satisfatória de atendimento aos clientes.
Inclusive, uma pesquisa realizada pela Revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios apontou que os consumidores preferem bom atendimento à preço baixo.
De acordo também com um levantamento feito pela Zendesk, 60% dos consumidores procuram a concorrência após uma única primeira experiência ruim.
Isso demonstra a necessidade de investir em um atendimento de qualidade já na entrada da sua Academia para garantir a satisfação do seu aluno imediatamente.
Nesse ponto, você já deve ter percebido a importância de investir na automação da sua Academia, não é mesmo? Pensando nisso, separamos 8 dicas incríveis que te ajudarão a descomplicar a sua recepção e aumentar o seu faturamento, confira:
1- Utilize catracas na recepção da sua Academia
A utilização de catracas em academias associada a um software eficiente de gestão como o Sistema SCA é uma prática cada vez mais comum no mercado fitness.
Através dessa solução tecnológica você consegue gerenciar o fluxo de alunos, registrar os treinos, impedir a entrada de pessoas não matriculadas e monitorar a quantidade de clientes presentes na sua Academia.
Além disso, a utilização de catracas pode trazer outros benefícios, como a redução de custos com mão de obra.
Com a automação do processo de entrada e saída dos alunos, é possível reduzir o número de funcionários necessários para realizar o controle de acesso, representando uma economia significativa para a sua Academia.
Veja agora outras duas vantagens que você terá ao adquirir uma catraca juntamente com um sistema de gestão como o Sistema SCA:
Maior segurança na sua Academia
A instalação de uma catraca na recepção da sua Academia é uma forma simples e eficiente de garantir a segurança dos alunos e colaboradores, pois, permite limitar a entrada e a saída das pessoas.
Além disso, caso o aluno precise comprovar a presença no seu ambiente de treino, a catraca poderá ajudá-lo.
E ainda, se houver algum incidente na sua Academia, você conseguirá saber quem estava no local através do controle de frequência.
Redução da inadimplência na sua Academia
Não há nada mais constrangedor do que ter que cobrar clientes, não é mesmo? Ainda mais quando há um grande fluxo de alunos na sua Academia.
Utilizando uma catraca você acaba com esse problema, uma vez que o bloqueio é feito automaticamente e seu aluno será avisado no próprio visor que seu acesso está bloqueado.
Isso irá evitar transtornos com cobranças e outras possíveis situações indesejadas.
2- Conte com o bloqueio automático de matrícula
Se você possuir uma catraca integrada ao Sistema SCA na sua recepção, quando um aluno inadimplente tentar entrar em sua Academia, a catraca fará o bloqueio automaticamente.
A intenção não é impedir a pessoa de treinar, mas alertar e lembrá-la de que seu plano está em atraso e tentar resolver o problema o quanto antes.
Com o Sistema SCA além de ser possível definir o número de dias de tolerância para o bloqueio por cobranças abertas, você também poderá habilitar as opções para o bloqueio por Avaliação Vencida e Treino Vencido.
Já na sua recepção você consegue verificar a listagem de alunos que tiveram seu acesso bloqueado e o motivo pelo qual isso aconteceu.
Outra ferramenta incrível do Sistema SCA é o bloqueio de alunos por local na sua Academia.
Para realizar automaticamente esse bloqueio, é necessário definir os locais de acesso.
Com essa estrutura definida você conseguirá gerenciar todos os espaços da sua Academia. Isso irá possibilitar que você venda planos personalizados com acesso exclusivo a alguns locais como sala de dança, crossfit, boxe, entre outros.
3- Ative o recebimento automático e recorrente
É comum que os donos de academias encontrem dificuldades pra gerenciar as mensalidades de seus alunos.
Adotando pagamentos automáticos e cobranças recorrentes, essa tarefa pode se tornar muito mais fácil e oferecer diversas vantagens tanto para seus clientes quanto para sua Academia.
Com a cobrança sendo feita automaticamente, é mais fácil evitar o atraso no pagamento das mensalidades e a evasão dos alunos.
O Sistema SCA é a solução ideal para gerenciar seus recebimentos, seja por dinheiro, cartão, cheque, pix e depósito. E o melhor de tudo, de uma forma organizada e prática.
- Dinheiro: é a forma mais simples e mais utilizada, basta informar o valor no momento de receber. Esse valor entra diretamente no caixa, caso utilize o controle de caixas.
- Máquina: acontece quando a sua Academia possui uma máquina para passar o cartão do aluno, que poderá ser de crédito ou débito.
- Cartão: pode ser utilizada quando o seu estabelecimento não possui máquina de cartão. Você também pode habilitar o recebimento online para inserir o número do cartão do aluno no próprio sistema e realizar o recebimento.
- Cheque: é utilizado quando o aluno faz o pagamento com um ou mais cheques à vista ou pré-datados. Você conseguirá gerenciar todos eles de uma maneira simples e eficiente através do controle de cheques.
- Pix/depósito: quando um aluno realiza um Pix ou depósito é possível fazer a baixa do pagamento informando em qual conta foi depositado o valor. Vale lembrar que para habilitar esse método de cobrança, uma taxa de ativação será cobrada.
Além disso, você pode implementar na recepção da sua Academia a opção de pagamento recorrente para seus alunos.
Os alunos cadastrarão seu cartão de crédito e no dia do vencimento o sistema faz a cobrança da mensalidade de forma automática e recorrente todos os meses, assim como é feito pela Netflix e Spotify. Excelente, não é mesmo?!
Vale lembrar que o Sistema SCA realizará uma rotina de verificação das cobranças futuras da matrícula que serão debitadas automaticamente no cartão de crédito do seu cliente.
Assim, seus clientes terão diversas vantagens em relação à facilidade e rapidez com que poderão realizar o pagamento.
E o melhor de tudo é que sua recepção irá agilizar o tempo lidando com pagamentos, podendo proporcionar um suporte mais completo para os seus alunos e dar mais atenção aos potenciais clientes que chegam na sua Academia.
Além disso, o gestor poderá configurar um método de cobrança online e seus alunos conseguirão realizar o pagamento da mensalidade através do aplicativo SCA Aluno ou pelo Painel Online.
Isso irá melhorar a experiência do seu cliente, proporcionando um atendimento rápido e sem filas na sua recepção. Além disso, oferecer experiências fluidas e personalizadas pode ser a chave para conquistar a fidelidade dos clientes e aumentar as vendas.
É o que mostra o Relatório Zendesk de Tendências em CX 2023 em que 70% dos consumidores estão dispostos a gastarem mais com empresas que disponibilizam esse tipo de experiência.
4- Controle o acesso na sua Academia através do check-in
Nos dias de hoje, muitas academias estão optando por um sistema de check-in para controlar o acesso dos alunos no seu estabelecimento.
O check-in é um processo simples e rápido em que o aluno reserva uma vaga e informa que irá na sua Academia.
Através do Sistema SCA você consegue visualizar as aulas agendadas por check-in de uma maneira bastante simples. Além disso, pode gerenciar as aulas abertas, realizadas, reagendadas, canceladas ou marcadas como faltas:
- Abertas: aulas do dia que foram agendadas por check-in no aplicativo ou painel do aluno aguardando o acesso na catraca, no horário agendado, ou para registro manual.
- Pendentes: aulas abertas que já passaram da data atual.
- Realizadas: houve acesso pela catraca no horário de check-in e/ou registro manual de aula pelo usuário do sistema.
- Faltas: registro manual pelo usuário do sistema ao marcar uma aula aberta ou pendente como "Falta".
- Canceladas: registro manual pelo usuário do sistema quando deseja marcar uma aula "Aberta" ou "Pendente" como "Cancelada".
- Todas as Aulas: exibe todas as situações de aula.
Com esse sistema de controle eficiente você pode saber quantas vezes determinado aluno vai a academia, os horários de pico, limitar o número de acessos, etc.
Estes dados são muito importantes para que você identifique oportunidades para melhorar a experiência de treino dos seus alunos, organizando os horários de maneira simples e eficiente.
5- Divida turmas em horários personalizados
Oferecer horários personalizados na sua Academia é uma ótima maneira de atender às necessidades individuais de cada aluno.
Com o Sistema SCA você poderá acompanhar e controlar a agenda de horários dos seus clientes.
Além disso, você pode criar uma turma com horários agendados, para alunos específicos.
Nesse caso, o aluno poderá realizar o check-in somente no dia e horário que você definir para ele. Essa opção é usada quando o aluno possui um horário fixo.
Suponha, por exemplo, que Maria seja uma aluna que frequenta a sua Academia todas as terças e quintas pela manhã.
Porém, em uma semana ela decidiu ir também na segunda-feira. Nesse caso, quando Maria passar sua digital na catraca, ela será impedida de entrar, pois o sistema indicará que ela não está no seu horário agendado.
Além disso, esse controle de acesso é bastante útil para a sua Academia, pois permite monitorar o fluxo de alunos e identificar os horários de pico, visualizando o gráfico de dias e horários mais acessados.
Com essas informações, você pode inclusive distribuir melhor os seus equipamentos, evitar a superlotação e proporcionar uma experiência de treino mais agradável para todos os seus alunos.
6- Envie mensagens automáticas de cobrança
Você não precisa ficar cobrando o aluno na recepção da sua Academia perto de todo mundo.
Isso já pode ser feito através do envio automático de notificações (lembretes) de cobranças.
O Sistema SCA, por exemplo, oferece as seguintes automações de cobrança: Cobrança a Vencer, Cobrança Vencendo e Cobrança Vencida.
Todo esse processo de cobrança é feito de maneira automática através de E-mail, SMS, Painel e Aplicativo.
- Vale lembrar que ao ativar a assinatura do SCA Online, você terá um bônus de 100 SMS, mas caso necessite de mais, você poderá contratar um pacote de SMS.
Além disso, você também pode agendar automaticamente "Ligações" e "Mensagens no WhatsApp”.
7- Disponibilize a impressão automática de treinos
Conheça agora uma funcionalidade incrível que vai surpreender os alunos já na sua recepção.
O Sistema SCA permite que o próprio aluno imprima sua ficha de treino pelo terminal disponibilizado na academia.
Para o aluno acessar o terminal, ele deverá digitar o número de matrícula e a sua senha ou utilizar a sua biometria. Em seguida, o treino já será impresso e a sessão contabilizada.
Essa opção permite que seu cliente comece seu treino imediatamente, sem desordem e atrasos na recepção.
8- Visualize o resumo dos seus relatórios através de gráficos
Administrar uma academia não é uma tarefa fácil. Ter um negócio desse porte requer dedicação e planejamento.
Para evitar que as tarefas administrativas sobrecarreguem a sua recepção e comprometam a qualidade dos serviços oferecidos, é essencial adotar um sistema de gestão eficiente em sua Academia.
O Sistema SCA oferece, em segundos, análises financeiras detalhadas, incluindo gráficos e estatísticas a partir dos dados coletados na academia. Você consegue visualizar, por exemplo:
- Gráfico de fluxo de caixa: Neste gráfico será possível visualizar as entradas, saídas e saldo previsto.
- Gráfico das despesas por categoria: O gráfico possibilita visualizar a relação das despesas por categoria lançadas no sistema.
- Gráfico de novas matrículas, renovações e rematrículas: O gráfico exibe a quantidade por situações das matriculas no mês atual.
- Gráfico de acessos por dia: O gráfico possibilita visualizar os acessos dos alunos conforme o período selecionado.
E esses são apenas alguns dos inúmeros gráficos para você acompanhar de perto o desempenho da sua Academia de maneira rápida e prática.
Então não perca mais tempo gerenciando tarefas repetitivas e demoradas na sua recepção. Com o Sistema SCA, você pode automatizar esses processos e aproveitar seu tempo para focar no que realmente importa: o sucesso da sua Academia.
E para garantir que você aproveite ao máximo todas essas funcionalidades, estamos te oferecendo 15 dias grátis para testar o Sistema SCA. Comece seu teste grátis agora mesmo!