Além de aumentar as chances de sucesso de um negócio, a automação de processos reduz custos e melhora o relacionamento com os clientes ou alunos.
Sabendo da relevância do tema, fizemos esse conteúdo com as principais informações que você deve saber para fazer a automação na academia.
O que é a automação de processos e como implementá-la
Antes de mostrarmos as etapas da automatização de processos nas academias, é importante destacar a diferença entre automatizar e informatizar.
As ações informatizadas são aquelas que utilizam meios para arquivar dados em sistemas de nuvem, através de formulários eletrônicos ou planilhas
Apesar de serem mais práticos em relação a documentos impressos, esses métodos devem ser atualizados manualmente, reduzindo a eficiência e a rapidez.
A automatização de processos vai muito além do simples armazenamento digital de informações, possibilitando a integração das tarefas.
Com todas as áreas estruturadas entre si, há uma padronização de cada uma das fases, levando a resultados mais consistentes.
Isso porque, na automação de processos, o nível de qualidade e a linguagem utilizada passam a não depender mais de quem está realizando aquela tarefa.
Os softwares de gestão de academias, como o Sistema SCA, permitem a sincronização e a uniformização dos trabalhos, mas sem perder a personalização que deixa as relações mais humanas.
Para implementar a automação de processos, é interessante pensar nas seguintes etapas:
- Levantamento dos processos;
- Definição dos serviços que serão automatizados;
- Escolha do software que atenda às necessidades da academia;
- Monitoramento de resultados.
Vale lembrar que os modelos de trabalhos automatizados são inseridos na cultura geral da empresa e, para que o sistema seja efetivo, é preciso que toda a equipe esteja alinhada.
Quais funções podem ser automatizadas
O sistema de automação de processos integra diversos setores da academia, e é possível escolher quais áreas farão parte do sistema.
No Sistema SCA, por exemplo, são disponibilizadas oportunidades de controle de acesso, gestão financeira, contato com os alunos, entre outras funcionalidades.
Dentre os setores mais comuns em uma automação de processos, podemos citar:
Finanças
As operações financeiras ficam concentradas em um só lugar com a automatização de processos na academia.
Os aplicativos de gestão melhoram a saúde financeira do empreendimento, aprimorando os esquemas de geração de boletos, cobranças e pagamentos.
Outro ponto importante é a indicação de hábitos de consumo dos alunos.Somente nos três primeiros meses de 2021, os pagamentos com cartões cresceram 17% no Brasil.
Sabendo desse aumento e conhecendo as preferências dos clientes, é possível traçar estratégias para atrair novos clientes.
Controle de frequência e monitoramento de turmas
Além do domínio das operações financeiras, a automação de processos nas academias também otimiza os sistemas de controle de registros e de matrículas.
A movimentação de entrada e saída de alunos pelas catracas é monitorada, permitindo um controle de frequência mais apurado e auxiliando no monitoramento das turmas.
O sistema de controle permite saber, com exatidão, quantos alunos irão fazer cada aula, facilitando na hora de organizar o espaço para receber a modalidade.
Esse gerenciamento é especialmente importante nas aulas que necessitam de aparelhos, como jump ou step.
A análise dos resultados também ajuda a identificar as pessoas que, mesmo com a mensalidade em dia, não estão frequentando a academia.
Ao identificar esses alunos, a equipe pode entrar em contato para saber o que está acontecendo e se mostrar disponível para ajudá-la no retorno às atividades.
Marketing e Comunicação
O marketing é um dos pontos fundamentais para o sucesso de um negócio. Ele permite a divulgação dos serviços oferecidos e ajuda a potencializar as vendas e os contratos.
Para atingir o público-alvo é preciso que as estratégias sejam bem planejadas e organizadas e, ao fazer a automatização de processos, é possível conhecer melhor esse público.
Os softwares são capazes de integrar as informações e gerar relatórios precisos, segmentando o público e apontando os caminhos para conquistar novos alunos.
As ações automatizadas otimizam os envios de e-mail marketing, auxiliam na criação de formulários personalizados e possibilitam o acompanhamento das atividades dos alunos.
A automação de processos nas academias utiliza tecnologias que facilitam a comunicação, tanto da equipe interna quanto em relação aos alunos e o público em geral.
O atendimento passa a ser mais assertivo, com a possibilidade de traçar dados e identificar o perfil de cada pessoa e buscar meios de fidelizar esses clientes.
As vantagens do sistema de software
A utilização de softwares de automação de processo traz uma série de benefícios administrativos, operacionais, logísticos e financeiros para as academias.
Ao automatizar as etapas, a gestão se torna mais eficiente, como um todo. As estratégias são mais organizadas e, consequentemente, pode ser observada uma potencialização dos resultados.
Partindo da ideia de que todos os detalhes são significativos e necessários para a formação de uma cultura organizacional, são criadas formas de integrar processos e setores.
Avalie a satisfação do cliente
Para entender a importância dessa aproximação, vamos pensar em um caso prático. É cada vez mais comum avaliar periodicamente a satisfação dos alunos com o estabelecimento. Porém, fazer a aplicação de pesquisas, tabular e avaliar pode ser bem trabalhoso se for feito de forma manual.
Com um sistema automatizado, é possível criar uma periodicidade para aplicar a pesquisa e avaliar os resultados de forma mais ágil e fácil. No Sistema SCA você conta com a metodologia da NPS, utilizada por diversas empresas de todo o mundo.
O NPS significa "Net Promoter Score", que poderia ser traduzido como um índice que indica a disponibilidade que uma pessoa teria em promover a sua marca para sua rede de amigos, conhecidos e/ou familiares. Ou seja, o NPS nada mais é do que um sistema que avalia por meio de uma pergunta o quanto o seu cliente está engajado a indicar sua marca.
Isso porque se baseia no princípio de que os clientes mais satisfeitos tendem a indicar a sua marca para os amigos. Portanto, é comum que pesquisas de NPS sejam feitas apenas com uma pergunta: "de 0 a 10 o quanto você indicaria este estabelecimento a um amigo?".
Além disso, no Sistema SCA além da pergunta com a nota da NPS, é possível deixar um comentário, caso o cliente deseje enviar algum tipo de mensagem complementar à resposta.
Com a automação de processos, é possível levantar os dados para confirmar se esse desejo é viável financeiramente.
Além de a própria pesquisa poder ser feita através do sistema, o controle do fluxo de caixa pode ser acessado de forma simples e rápida.
Avalie a satisfação do cliente
A agilidade em saber se há o alinhamento necessário para fazer essa aquisição melhora a produtividade e a gestão de tempo.
A otimização do tempo também ocorre pela diminuição de falhas. A redução de erros e de retrabalho torna os serviços mais ágeis, aumentando a produtividade.
Outro aspecto interessante é relativo à interação interpessoal. Muitas pessoas têm a ideia de que a automação vai afastar o contato humano na relação entre os colaboradores da academia e os alunos.
Mas, na verdade, acontece exatamente o oposto. Com os sistemas automatizados, as tarefas repetitivas e mecânicas deixam de ser feitas pela equipe interna.
Dessa forma, os profissionais têm mais tempo e energia para participarem de cursos de atualização e de capacitação, melhorando o atendimento externo.
As ferramentas disponíveis no Sistema SCA potencializam os principais setores das academias, de forma descomplicada.
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